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物业物料采购管理办法

按照科学合理的申购流程,可以对物业采购各类物资的管理进行有效控制控制,对完成企业日常工作所需及采购物资的品质起着至关重要的作用,下面极致小编对物料的采购管理方法进行了整理:

 一、物资分类

A类:办公用品(含电脑耗材类)、劳保用品,及各单位日常使用的低值耗材(单价低于500元)等非固定资产

B类:办公设备(含电脑、打印机、投影仪等)、办公家具等固定资产;单价高于500元的非固定资产类;

C类:应急类物资

 二、采购管理

1.先批后买原则

公司采购必须填制《物业物品采购单》(附后,以下简称《采购单》),申请单位、申请人填写《采购单》,注明采购项目类别、说明采购原因,经物业总经理、公司总经理审批后交由采购人员进行办理;

A类物资:控制合理库存前提下,每月25日前经物业总经理、公司总经理审批后,交由采购人员办理;

B类物资:合理调配、公司协商后,使用期提前10日,经物业总经理、公司总经理审批后,交由采购人员办理;

C类物资:电话请示相关领导,经领导同意后,交由采购人员办理。事后2个工作日内,申请单位办理审批后续;

2.询价议价原则

固定资产及非固定资产的采购询价,必须有三家以上的供应商报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资质等因素的基础上,进行综合评估,并与供应商确定最终价格(临时性、应急性采购不适用);

3.样品封存原则

针对有一定使用时限的物资(相对低值的、可提供样品的),要做到样品封存,做到采购物品与样品一致;

4.职责分离原则

采购人员不得参与所采购物资的检验、验收,采购物资由物资管理人员对数量、质量进行核对。物资管理人员对于所接收的物资,在接收时发现问题的,当即提出异议,与采购人员及时沟通,由采购人员与供应商沟通并解决;所采购物资在使用过程中出现问题的,由使用单位通知物资管理人员,物资管理人员对涉事物资暂时封存,由采购人员与供应商沟通并解决;

5.一致性原则

采购物资必须与采购单中所列要求保持一致,在市场条件不能满足使用部门要求的、或成本太高的,采购人员应及时向上级领导汇报、反馈信息,经协调后,制定最终采购计划;

6.合同会审原则

大宗物资采购,除符合上述4条原则外,还应做到合同会审,使用、采购人员、物业总经理、地产总经理,调研汇总后,经领导审核许可后,方可执行合同签订程序;

 三、供应商管理

1.供应商选择

(1)供应商必须证照齐全,具有相关资质;如由特殊物品采购,供应商还应具有国家法律规定的相关证件;

(2)选择供应商必须进行询价和综合评估,若供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资质、业绩等,供应商报价不能作为唯一参考因素;

(3)为保证供应渠道顺畅,防止突发情况,应有两家以上供应商为备用供应商;

2.合同供应商登记、归类、存档,定期协助财务部门与供应商对账;

3.定期走访合同外供应商,择优更换或淘汰现有供应商;

说到供应商的管理,建立供应商档案可以采用信息化平台来辅助建立科学的评估体系。如极致物料管理系统的供应商管理,可以对供应商的资质、涉税资质以及供货信息进行规范化管理,科学建立供应商评估体系、有效规避企业供应链风险。

 四、合同签订管理

1.董事长(法人)委托人对外签订、履行合同,必须按照国家合同法的有关规定办理。

2.意向合同必须进过合同会审后,方可签订。签订合同一律使用“合同专用章”;合同签订后,即分类汇编、存档,分送有关部门;

3.签订采购合同,必须比质、比价,择优选订。

 五、借款及费用报销管理

1.合理借款:针对性采购,借款金额保持在采购预计总金额的±5%左右;

2.凭票报销:采购完成、入库后,采购经办人凭销货单、入库单、发票至财务部办理报销事宜;

3.挂账处理:需要签订合同的、存在挂账的供应商,严格按照合同规定执行;

4.严格按照公司颁布的财务管理制度执行。

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,可以参考广州劳保用品公司的资料,