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中小企业行政事务管理制度

行政事务管理制度

中小型企业行政事务管理制度

(一)总 则

第一条 为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理等。

(二)档案管理

第三条 归档范围:

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条 档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

第五条 档案的借阅与索取:

1.总经理办公室借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档.

2.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条 档案的销毁:

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

2.若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

(三)印章管理

第七条 公司印章由总经理办公室主任负责保管。

第八条 公司印章的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印章人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条 公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。

第十条 公司一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

 1.总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告,需填写《文书委派单》,并标明文件之性质,如传真、公函、内部文及保密级别,急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。

  2.打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字,转交委办单位之经办人校核、签字

  3.对外传真、公函秘书须复印存档。

  4.文书处理过程中,未经同意秘书不得将受托文书传阅他人

  (五) 复印

  1.公司复印作业由行政部秘书统一执行

  2.一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书

  3.客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件,需填写复印委托单(文件名、秘级、用途、装订要求等)经高级主管批准后执行复印

  4.秘书于复印、装订作业后,须填写复印装订登记表(日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等)

第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交电脑部打印。

第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件,必须一式三份,交总经理办公室留底存档。

(六) 收发文

  1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任或义务。

  2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文秘统一办理,她是各级文件管理的直接承担者。

  3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附“公文处理单”,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收,文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。

  4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函,只要在“收文登记簿”上登记即可,直接分送有关人员阅办。

  5.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责,需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。

  6.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。

  7.每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》

  8 公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档,文秘必须做好登记造册工作。每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。

  9.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。

  (七) 用印

  1. 本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。

  2. 公司各部申请签章及总经理、董事长职章,应提出申请(汇签)经上级核准后交管理部秘书,由秘书登记于登记表。

   (八) 客户档案

  1.客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域

  2.客户档案包括客户提供的各类资料,及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本

  3.客户档案只可于公司内借阅,当天归还,不得携出司外

  4.特殊情况需复印时,须填报复印申请报批

  5.服务结案前,由指定专案人员负责客户资料管理,并承担保密责任

   (九) 访客接待

  1. 来本公司之宾客由秘书负责接待。

  2. 接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。

  3. 秘书做毕接待须做访客记录,其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。

  (十) 办公用品

  (一)文具

  1.行政部负责办公文具的采购与领用登记

  2.行政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材(铁圈、封面纸、封面薄膜)及文件夹的存量,以保证公司业务程序的正常进行

  (二)茶、水

  1.行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记

  2.定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量,及时购买补充,以保证正常的办公秩序

  3.公司举办培训、讲座等大型活动时,行政部应及时了解情况,备足茶、水、杯用品,以保证活动的正常进行

  (十一) 固定资产管理

  1. 行政管理部对公司所有固定资产进行登记注册

  2. 固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处分申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。

  3. “固定资产申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下:第一联送财务部;第二联送行政管理部。

  4. 财务部收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时,应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件,在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。

  5. 行政管理部收到“固定资产处分单”后,应依核准之方式处理资产,并将处分日期、处分原因、处分金额(出售时填)填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单”存档。

  6. 固定资产如遭窃盗或破坏者,管理部应提出损失清单及向警察单位报案办理。

  公司福利

  1.公司员工之福利事项由管理部执掌。

  2.公司员工遇有生日、婚假等喜庆时日,行政管理部得以公司名义安排祝贺。

  3.行政管理部主管参与福利基金管理及各项奖金分配之讨论。

  4.公司员工本人及家庭如遇重大经济困难,得向行政管理部申请补助或救济。

  5.办理补助程序如下:由申请人填具申请书并经部门主管核准后呈报行政管理部,并经总经理签核后转会财务部支付。

礼仪纪律:

  1.行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督;

  2.行政部主管发现不当现象,可签发“提示单”以提示警告,并报备有关部门主管;

  3.行政部确认奖惩事实,可提请有关主管研究提出奖惩申请;

  4.对公司礼仪纪律现象,行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。

  二 工作计划与报告

  没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求,用以明确和把握我们的工作方向,同时提高工作效率与工作效益。因此,通过对计划体系的规定,并通过相关计划流程和计划表格的制作,实现工作计划的确立、执行和评估。

  三 会议管理

  会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议,规定的人员必须准时参与,指定人员作好会议记录,与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。

  四 会议安排

  1.公司内会议由行政部秘书安排,部门内会议由各部自行安排

  2.主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议内容

  3.秘书须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容

  4.秘书负责会场安排与整理

  5.开会期中,秘书负责记录;并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案

   办公设备管理

  1.电脑

  1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;

  1.2根据保密原则需要,由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码

  1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录

  1.4员工不得私设电脑密码。

办公及劳保用品的管理

第十五条 办公用品的购发:

1.每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室;

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回;

3.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用;

4.公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。

第十六条 劳保用品的购发:

劳保用品的配给,由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

库房管理

第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条 物资入库后,应当日填写帐卡。

第二十条 严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条 库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,办理外借手续。

第二十二条 严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。

第二十三条 库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。

第二十四条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

(一)私人信件,一律实行自费,交办公室或自己发送。

(二)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;

(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。

行政部各职务详细岗位职责描述

1. 行政经理

直接上司:总经理

主要工作:规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作,组织管理下属人员完成本职工作。对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力

岗位职责:(具体工作)

(1)组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案;

(2)组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行;

(3)组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议,负责外联工作及办理公司所需各项证照;

(4)起草及归档公司相关文件;

(5)搜集、整理公司内部信息,及时组织编写公司大事记;

(6)管理公司重要资质证件;

(7)组织好来客接待和相关的外联工作;

(8)主持部门内部的建设工作,建设及维护内部网络;

(9)协调公司内部行政人事等工作;

(10)对控制成本的方法提出建议。

(11). 负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务;

(12). 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准,加强与有关部门协作配合;

(13). 负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行;

(14). 负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则,编制后勤用款计划,搞好行政后勤预算工作;

(15). 做好公司生活用房及财产管理工作。建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册;

(16). 负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序,搞好治安综合治理,预防犯罪和治安灾害事故的发生;

(17). 负责做好公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作,定期检查和维修计量器具,搞好电器设备和线路的保养维修工作;

(18). 负责组织部门人员的培训教育工作。协同人事部做好各项工作,定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动;

(19). 有权向主管领导提议下属人选,并对其工作考核评价;

(20). 按时完成公司领导交办其他工作任务。

2. 总经理秘书

主要工作:协助总经理完成日常事务性工作

岗位职责:(具体工作)

(1)起草公司年度工作总结及总经理讲话稿;

(2)起草公司股东会和董事会的会议材料;

(3)作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理;

(4)起草、打印、登记和存档总经理签发文件;

(5)协助行政部做好公司来宾的接待工作;

(6)接听电话、妥当应答,如有必要,做好电话记录;

(7)掌握总经理的日程安排,为总经理接见访客做好预约工作;

(8)收发传真,并及时交给总经理处理;

(9)完成总经理交办的其他工作。

(10)采购、分发和控制办公用品;

(11)分发钱款,进行简单的账务管理。

(12)保密意识要强。

财务部门的职责主要为:

(1)负责资金筹集;

(2)负责固定资产投资;

(3)负责营运资金管理;

(4)负责证券投资与管理;

(5)负责利润分配;

(6)负责财务预测、财务计划与财务分析。

,可以参考广州劳保用品公司的资料,